Mientras ayer regresábamos de una reunión en París, pensaba lo positivo que había sido mantener ese encuentro cara a cara con el cliente. Aunque esto, no siempre es así y la reunión se convierte en una pérdida de tiempo y dinero. En el mundo empresarial en el que vivimos, difícilmente pasará un día en el que no asistamos a una reunión. Nadie puede dudar de la importancia de las reuniones, ya sea para informar, para implicar al grupo o para tomar decisiones, lo que ocurre es que, por una serie de errores que cometemos constantemente, las reuniones han creado su propia leyenda negra.

Hay muchas reuniones que se hacen para que el jefe pueda escucharse a sí mismo, o en las que los “trepas” y “pelotas” aprovechan para lucirse. Hay reuniones en las que se divaga mucho, o que se hacen incluso para justificarse y aparentar que se hace algo.

Las reuniones son importantes y necesarias, pero hemos de gestionarlas de forma eficaz y eficiente. En 2 de cada 3 reuniones no se concreta de manera sistemática su duración, ni sus objetivos, ni los resultados esperados, ni las acciones que se han de tomar y sus responsables, ni los plazos de ejecución. Y muy pocos organizadores hacen una evaluación al finalizar la reunión.

Las videoconferencias y otros avances de la tecnología nos permiten facilitar las reuniones no presenciales. Estos sistemas no sólo ahorra costes importantes, sino que mejora la calidad de vida de los participantes y obligan a ser mucho más rigurosos y disciplinados en la convocatoria y gestión de las reuniones.

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